Politique de confidentialité
Comment nous recueillons, utilisons et protégeons vos renseignements personnels.
Dernière mise à jour : 14 octobre 2026
Qui nous sommes
Koja Property Management (« nous ») loue et gère des immeubles résidentiels à Ottawa, en Ontario. La présente politique explique comment nous traitons les renseignements personnels recueillis au moyen de ce site Web et dans le cadre de nos services. Elle s'appuie sur la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques du Canada (LPRPDE).
Qui est responsable
Notre président est responsable des renseignements personnels que nous détenons. Pour toute question, demande ou plainte, écrivez à info@kojapropertymanagement.ca.
Ce que nous recueillons
Nous recueillons vos coordonnées et les renseignements que vous choisissez de nous transmettre dans nos formulaires : par exemple, le logement qui vous intéresse, les détails d'une réparation ou des renseignements sur une propriété qui vous appartient.
Si vous présentez une demande de location, nous recueillons les renseignements nécessaires pour l'évaluer selon la méthode de transmission expliquée avant que vous fournissiez vos documents, y compris les renseignements nécessaires à une vérification de crédit. Nous le faisons seulement avec votre consentement.
Les locataires, les propriétaires et le personnel qui ont un compte dans notre logiciel en ligne l'utilisent selon la politique de confidentialité du logiciel, qui explique ce qu'il conserve, pendant combien de temps, et comment télécharger ou supprimer vos renseignements.
Comment nous les utilisons
Nous utilisons les renseignements personnels pour répondre à vos demandes, organiser des visites, évaluer les demandes de location, gérer les locations et les propriétés, et respecter nos obligations légales. Nous ne les utilisons à aucune autre fin, et nous ne les vendons pas.
Où ils sont conservés
Les messages que vous envoyez au moyen des formulaires de ce site Web, et tout ce que contient notre logiciel en ligne, sont stockés par notre fournisseur d'hébergement, Railway, sur des serveurs situés aux États-Unis. Les renseignements stockés à l'extérieur du Canada sont protégés par notre contrat avec ce fournisseur, mais les tribunaux, les organismes d'application de la loi et les autorités chargées de la sécurité nationale de ce pays peuvent y avoir accès en vertu de ses lois. Les pages de ce site Web sont diffusées par notre hébergeur Web, Netlify, qui ne reçoit pas ce que vous tapez dans les formulaires.
À qui nous les communiquons
Seulement dans la mesure nécessaire pour offrir nos services : par exemple, au propriétaire d'un logement pour lequel vous présentez une demande, aux services de vérification des locataires et d'évaluation du crédit (avec votre consentement), aux entrepreneurs qui ont besoin de vos coordonnées pour effectuer une réparation, et à nos conseillers professionnels. Nous pouvons aussi communiquer des renseignements lorsque la loi l'exige.
Combien de temps nous les conservons
Les messages envoyés au moyen de ce site Web sont supprimés 12 mois après leur réception, sauf s'ils font partie d'une location ou d'un contrat de gestion. Les dossiers de location et de demandes de service sont conservés aussi longtemps que la loi l'exige, y compris la loi ontarienne et les règlements municipaux de la Ville d'Ottawa. Les autres renseignements personnels ne sont conservés que le temps nécessaire aux fins indiquées ci-dessus. Notre logiciel en ligne supprime automatiquement la plupart des renseignements à la fin de leur durée de conservation, et les documents papier sont déchiquetés.
Comment nous les protégeons
Nous appliquons des mesures de protection physiques, organisationnelles et techniques raisonnables : connexions chiffrées, accès limité aux personnes qui en ont besoin et sauvegardes quotidiennes. Le personnel voit les immeubles qu'il gère. Les propriétaires autorisés voient les détails des réparations, les conversations et les photos de leur immeuble. Les champs de coordonnées des locataires sont masqués, mais vos messages et photos peuvent contenir des renseignements personnels. N’y ajoutez pas de pièces d’identité, de codes d’accès ni de renseignements sensibles sans rapport avec la réparation. Si une atteinte aux mesures de sécurité présente un risque réel de préjudice grave, nous la déclarons au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada et nous avisons les personnes concernées, et nous tenons un registre de chaque atteinte.
Ce site Web
Ce site Web n'utilise ni témoins publicitaires ni témoins de suivi. Notre hébergeur Web peut conserver des journaux de serveur standard, comme les adresses IP et les pages demandées, afin d'assurer le fonctionnement sécuritaire du site.
Koja Property Manager, notre logiciel gratuit
Le logiciel en ligne est régi par sa propre politique de confidentialité. La version navigateur (sans compte) fonctionne dans votre navigateur Web : ce que vous y entrez est stocké dans votre navigateur, sur votre appareil, ne nous est pas transmis, et nous ne pouvons pas le voir. Pour fonctionner, elle télécharge ses logiciels à partir de jsDelivr et du Python Package Index, et charge les images de carte depuis OpenStreetMap. Si vous cliquez sur « Geocode Missing » dans son onglet « Maps », elle envoie les noms et les codes postaux des immeubles à localiser au service Nominatim d'OpenStreetMap. Comme tout site Web, ces services reçoivent votre adresse IP et ce qui a été demandé.
Vos droits
Vous pouvez demander à consulter les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet, les faire corriger ou retirer votre consentement à leur utilisation, sous réserve des limites légales et contractuelles. Écrivez à info@kojapropertymanagement.ca. Nous répondons dans un délai de 30 jours.
Questions ou plaintes
Écrivez à info@kojapropertymanagement.ca. Nous accusons réception d'une plainte dans les 5 jours ouvrables et y répondons par écrit dans les 30 jours. Si nous ne pouvons pas régler votre préoccupation, vous pouvez vous adresser au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.